契約の責任や仕事上の失敗を、一人だけに集中させたり押し付けたりすることは、その従業員にとって大きな負担です。そのため、組織としては「一人だけに責任が集中しないための工夫」を講じる必要があります。今回の記事では、どのような社内体制を取れば、責任を分散できるかについて記載いたします。
責任が１つにまとまることの利点もありますので、合わせてお読みください。
＜「一人の責任」にしないために～現場でできる取り組み＞
「一人だけに責任を押し付けないための取り組み」を、まずは「現場」から見ていきましょう。
問題が起きたときに、当事者を矢面に立たせない
契約をはじめとする業務遂行中に何か問題が起きた場合、「問題を起こした当事者」を出すことが求められるケースはよくあります。しかし多くの場合、当事者を矢面に立たせてしまった場合、お互いが感情的になり余計に事態がこじれるので、当事者を矢面に立たせることは避けるべきです。
「トラブルは起きるもの」と考えて、その予防策を考える
トラブルは、どれだけ気を付けていても必ず起こるものです。そのため、「トラブルは起きるものである」という前提の下で、「それではトラブルを起こさないためにはどうすべきか」の予防策を考え、内部統制として仕組みを導入することが重要です。
「個人の目標」→「チームの目標」→「部の目標」にして、上長が責任を負う
向上心を持って仕事をしていくうえで、目標設定は非常に重要です。
しかし「目標の達成義務」を「個人」に負わせてしまうと、その義務を達成できなかった人が追い詰められてしまいます。そのため、個人の目標を出させたうえで、それをチームの目標としてとりまとめ、さらに部内全体の目標として認識し合い、全員でその目標を達成するために動くようにします。
＜「一人の責任」にしないために～契約の、その前に＞
ここからは「契約の前段階」に注目して、一人だけに責任を集中させない方法について考えていきましょう。
事前に受注会議を行う
まず、事前に「その仕事を受けるべきかどうか」を検討会議にかけるようにします。参加者は企業によって異なりますが、「営業部長」「その仕事の打診を受けた人の上司」「決済件を持つ人」が参列するのが基本です。これによって、契約の受ける・受けない、契約の失敗・成功の責任を、「仕事を引き受けた人」以外にも分配できます。
「ホウレンソウ」の徹底を！
仕事の基本ではありますが、報告・連絡・相談の報連相（ホウレンソウ）は非常に重要です。またトラブルが報告された場合は、意識的に「まずは報告を上げられたこと」を評価するようにしてください。
業務の標準化、見える化を徹底する
過去の経験を踏まえ自社の基準を設定できる機能が利用できるLara©のようなリスク判定システムを利用することは一つの解決手段となります。人のミスを避けるために自社基準を元にリスクを判定することや漏れの無いチェックリスト機能を利用することなどが徐々に安定したリスク管理の実現につながります。
年に1回、取引相手の調査を行う
BtoBが基本となる企業の場合は、年に1回取引相手の調査を行いましょう。これによって、その企業からの依頼が適当なものか、また利益率はどれくらいかが分かります。またこれは、担当者と相手企業の間で不正なやり取りがないかを調べるための方法にもなりえます。
「一人ひとりの責任を重くしたり、残業が増えすぎたりするとミスも起こりやすくなる」という共通認識を企業全体で持ち、一人に責任が集中しないような取り組みを行っていきましょう。
責任の１点集中メリット責任を１つに集約させることで、「漏れ」や「責任逃れ」を防ぐというメリットもあります。「これは◯◯さん待ちだった」のように、進捗過程において、曖昧さがある状態で責任を分担させることはリスクに繋がりますので、注意しましょう！
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